Segnalazione illeciti – Whistleblowing

Link per la segnalazione:

https://app.whistlebase.com/NO1Q5qjVh0rMNwqt4eXVZ

Whistleblowing: in cosa consiste

Con il termine “Whistleblowing” ci si riferisce alla rivelazione spontanea da parte di un individuo – detto “segnalante” – di condotte illecite o fraudolente, che costituiscono violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea, di cui siano venuti a conoscenza in un contesto di lavoro.

La disciplina sul “Whistleblowing” prevede un sistema di protezione delle persone che segnalano tali condotte e violazioni.

Chi può effettuare segnalazioni

Possono effettuare segnalazioni:

  • Dipendenti, ex dipendenti, partner, clienti, fornitori, consulenti, collaboratori, soci, candidati a posizioni lavorative (nei casi in cui le informazioni riguardanti una violazione siano state acquisite durante il processo di selezione o altre fasi delle trattative precontrattuali) e, più in generale, chiunque sia legittimo portatore di un interesse nei confronti dell’attività aziendale.

Che cosa si può segnalare

La segnalazione deve riguardare informazioni su:

  • Violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse all’interno dell’azienda.
  • Comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’organizzazione e che consistono in:
    • Illeciti amministrativi, contabili, civili o penali.
    • Condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001, o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti.
    • Illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea o nazionali relativi a specifici settori (ad esempio: appalti pubblici, sicurezza dei prodotti, tutela dell’ambiente, protezione dei consumatori, ecc.).
    • Atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione.
    • Atti od omissioni riguardanti il mercato interno.
    • Atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione.

Che cosa non si può segnalare

Non si possono segnalare contestazioni, rivendicazioni o richieste legate a un interesse di carattere personale della persona segnalante, che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro ovvero inerenti ai propri rapporti con le figure gerarchicamente sovraordinate.

Come effettuare una segnalazione di illeciti

Diverse modalità per segnalare illeciti:

Canali interni:

  • Piattaforma online dedicata: tramite il link (piattaforma dedicata) sopra indicato è possibile effettuare la segnalazione in modo anonimo o non anonimo. La piattaforma garantisce la riservatezza dell’identità del segnalante grazie all’utilizzo di protocolli sicuri e strumenti di crittografia. 

Canali esterni:

  • Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC): è possibile presentare una segnalazione all’ANAC nel caso in cui non si sia ricevuto un riscontro alla segnalazione interna, oppure se si ritiene che la segnalazione interna non possa essere gestita in modo efficace o che possa comportare ritorsioni. Per maggiori informazioni e per consultare le procedure da seguire, consultare il sito web ufficiale dell’ANAC: www.anticorruzione.it/-/whistleblowing.

Tutela del segnalante:

La normativa vigente garantisce la tutela del segnalante, prevedendo diverse misure di protezione:

  • Riservatezza dell’identità: l’identità del segnalante e qualsiasi altra informazione che possa rivelarla non possono essere divulgate senza il consenso esplicito del segnalante stesso.
  • Protezione da ritorsioni: il segnalante non può subire alcun tipo di ritorsione a causa della sua segnalazione.
  • Non punibilità per rivelazione di illeciti: chi rivela o diffonde informazioni su illeciti per effettuare una segnalazione non è punibile, se al momento della segnalazione aveva ragionevoli motivi di ritenere che la rivelazione fosse necessaria e se la segnalazione è stata effettuata nelle modalità previste dalla legge.

Come vengono gestite le segnalazioni

Le segnalazioni vengono ricevute e gestite da un team dedicato, dotato di autonomia e adeguatamente formato.

Entro 7 giorni dalla ricezione, sarà dato un avviso di ricevimento della segnalazione.

Entro 3 mesi da tale avviso verrà fornito un riscontro sul seguito che viene dato o si intende dare alla segnalazione.

Per maggiori informazioni, consultare la normativa di riferimento o contattare il referente aziendale per il whistleblowing.

È importante ricordare che è fondamentale effettuare la segnalazione in buona fede. Le segnalazioni temerarie o calunniose potranno essere sanzionate ai sensi della normativa vigente.

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Informativa sul trattamento dei dati personali in relazione alle segnalazioni di whistleblowing

Ai sensi degli artt. 13-14 del Regolamento (UE) 2016/679 sulla protezione dei dati personali

La presente informativa è resa ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 sulla protezione dei dati personali (di seguito, “GDPR”) in relazione al trattamento dei dati personali che Lei conferirà nell’ambito del sistema di whistleblowing di San Michele Cooperativa Sociale (di seguito, “Azienda”).

  1. Titolare del trattamento e Responsabile della protezione dei dati

Il Titolare del trattamento dei Suoi dati personali è:

San Michele Cooperativa Sociale, C.F./P.I. 01712780186, con sede legale in Cilavegna (PV) in via Carlo Marx, 151, email coopsanmichele@gmail.com, pec coopsanmichele@pec.it

  1. Finalità del trattamento

I Suoi dati personali saranno trattati dall’Azienda per le seguenti finalità:

  1. Gestione delle segnalazioni di whistleblowing: l’Azienda tratterà i Suoi dati personali, da Lei eventualmente riferiti, per ricevere e gestire le segnalazioni di illeciti che Lei potrà effettuare ai sensi del D.Lgs. 24/2023. I dati personali trattati potranno includere, a titolo esemplificativo, il Suo nome e cognome, i Suoi dati di contatto, la Sua posizione lavorativa, nonché le informazioni contenute nella Sua segnalazione;
  2. Svolgimento delle opportune verifiche e indagini: l’Azienda tratterà i Suoi dati personali per svolgere le opportune verifiche e indagini circa la fondatezza dei fatti oggetto delle segnalazioni ricevute e per adottare i necessari provvedimenti e azioni correttive;
  3. Adempimento di obblighi di legge: l’Azienda tratterà i Suoi dati personali per adempiere agli obblighi previsti da leggi, regolamenti o dalla normativa comunitaria, tra cui il D.Lgs. 24/2023;
  4. Accertamento, esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziaria: l’Azienda tratterà i Suoi dati personali per accertare, esercitare o difendere un proprio diritto in sede giudiziaria.
  1. Base giuridica del trattamento

Il trattamento dei Suoi dati personali per le finalità di cui ai punti 2.a), 2.b) e 2.c) è obbligatorio in quanto previsto dal D.Lgs. 24/2023.

Il trattamento dei Suoi dati personali per la finalità di cui al punto 2.d) si basa sul legittimo interesse dell’Azienda ad accertare, esercitare o difendere un proprio diritto in sede giudiziaria.

  1. Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei Suoi dati personali per le finalità di cui ai punti 2.a), 2.b) e 2.c) è obbligatorio. Il mancato, parziale o inesatto conferimento dei Suoi dati personali potrebbe comportare l’impossibilità per l’Azienda di ricevere e gestire le Sue segnalazioni.

Il conferimento dei Suoi dati personali per la finalità di cui al punto 2.d) è facoltativo. Il rifiuto di conferire i Suoi dati personali per tale finalità non pregiudicherà il trattamento dei Suoi dati personali per le altre finalità sopra indicate.

  1. Modalità di trattamento

I Suoi dati personali saranno trattati con strumenti cartacei, informatici e telematici nel rispetto delle misure di sicurezza previste dalla normativa vigente. I Suoi dati personali saranno trattati esclusivamente da personale interno all’Azienda debitamente autorizzato e istruito.

  1. Periodo di conservazione dei dati

I Suoi dati personali saranno conservati dall’Azienda per un periodo non superiore a 5 anni dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza previsti dal D.Lgs. 24/2023 e del principio di minimizzazione dei dati.

  1. Ambito di comunicazione e diffusione dei dati

I Suoi dati personali potranno essere comunicati a:

  • Istituzioni e/o Autorità pubbliche (es., ANAC, Garante per la Protezione dei Dati Personali), Autorità giudiziaria o di pubblica sicurezza;
  • Società incaricata per la gestione e la manutenzione tecnica della piattaforma tramite la quale sono effettuate le segnalazioni di whistleblowing
  • Istituzioni e/o Autorità pubbliche: tra cui l’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) e il Garante per la Protezione dei Dati Personali, Autorità giudiziaria o di pubblica sicurezza.
  • Società incaricata: per la gestione e la manutenzione tecnica della piattaforma di whistleblowing. Tale società agirà come Responsabile del trattamento dei dati ai sensi dell’art. 28 del GDPR.
  • Consulenti esterni o studi legali: per l’esercizio del diritto di difesa del Titolare del trattamento e per la gestione del contenzioso.

8.Trasferimento dei dati in paesi extra-UE

I dati personali saranno trattati dal Titolare del trattamento all’interno dell’Unione Europea. Tuttavia, il Titolare potrebbe dover trasferire i dati su server ubicati al di fuori dell’UE, ad esempio in caso di utilizzo di servizi cloud. In tal caso, il Titolare assicura che il trasferimento avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, ad esempio sulla base di una decisione di adeguatezza (art. 45 del GDPR) o previa sottoscrizione delle Clausole Contrattuali Standard adottate dalla Commissione Europea (art. 46, par. 2, lett. c), GDPR).

  1. Diritti degli interessati

In qualità di soggetto segnalante, Lei ha diritto di esercitare i diritti previsti dal GDPR (artt. 15-22) in relazione al trattamento dei Suoi dati personali. In particolare, ha il diritto di:

  • Accedere ai Suoi dati personali;
  • Ottenere la rettifica o la cancellazione dei Suoi dati personali;
  • Ottenere la limitazione del trattamento dei Suoi dati personali;
  • Opporsi al trattamento dei Suoi dati personali;
  • Ricevere i Suoi dati personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da un dispositivo automatico e trasmetterli a un altro titolare del trattamento;
  • Non essere soggetto a una decisione basata unicamente su un trattamento automatizzato, compresa la profilazione.

Per esercitare tali diritti, può rivolgersi al Titolare del trattamento dei dati personali tramite la piattaforma di whistleblowing.

I soggetti segnalati o menzionati nelle segnalazioni non potranno esercitare i suddetti diritti per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata per tutelare la riservatezza dell’identità della persona segnalante. In tali casi, i soggetti segnalati o menzionati nelle segnalazioni non potranno neanche rivolgersi al Titolare del trattamento per richiedere informazioni o per proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali.

Per ulteriori informazioni sulla presente informativa o sul trattamento dei dati personali, può contattare il Titolare del trattamento dei dati personali inviando un’email a coopsanmichele@gmail.com

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